Komunikasi efektif berarti informasi, ide, atau pemikiran yang diutarakan dapat meningkatkan kepercayaan sehingga menghasilkan hubungan yang baik antara pemberi dan penerima pesan. Efektifitas sebuah komunikasi terlihat dari bagaimana penerima pesan mampu memahami maksud pemberi pesan sebagaimana yang dimaksudkan oleh pemberi pesan.
Komunikasi yang efektif menjadi kompetensi penting yang perlu dikembangkan oleh akuntan. Hal ini diperlukan dalam rangka menjaga hubungan baik antara klien dengan akuntan atau pemberi jasa. Salah satu tugas jasa akuntansi adalah mempersiapkan dan membuat laporan anggaran, penggajian, pembayaran tagihan, dan pencatatan pendapatan. Hal ini juga membutuhkan skill komunikasi yang baik.
Bagaimana komunikasi yang efektif itu untuk profesi akuntan, berikut ini ulasan singkat untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara efektif.
Bersikap ramah dan efektif
Sangat penting seorang akuntan mampu bersikap ramah dan menyenangkan saat bertukar pendapat dengan klien. Pasalnya, laporan keuangan adalah masalah yang penting. Bahkan, seringkali orang yang dihadapi akuntan adalah pengambil keputusan di perusahaan atau orang penting. Sehingga berbicara harus to the point tanpa membuang waktu.
Seorang akuntan juga harus paham apa yang perlu dikatakan kepada klien dengan menggunakan kosakata dan pembicaraan yang jelas. Selain itu, akuntan perlu memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mengerti isi terkait produk-produk yang dibuatnya, termasuk dalam mempresentasikan laporan terkait keuangan dan akuntansi.
Memberikan jeda dan kesempatan bertanya
Seorang akuntan perlu mengembangkan kemampuan untuk memberikan jeda saat berbicara, termasuk memberi kesempatan pihak lain untuk bertanya. Dengan begitu, pihak lain benar-benar paham apa yang disampaikan oleh akuntan. Tidak ada salahnya, akuntan juga menyiapkan jawaban sebagai antisipasi pertanyaan yang akan muncul, sekaligus juga menyusun pertanyaan-pertanyaan untuk diajukan pada klien guna meningkatkan pemahamannya.
Akuntan juga perlu menghindari tergesa-gesa dalam melakukan presentasi. Sifat tergesa-gesa bisa menimbulkan kesalahpahaman dan bias informasi. Kesalahpahaman bisa merusak hubungan yang akibatnya mempengaruhi kepercayaan terhadap akuntan.
Membuat perencanaan
Pemberi jasa akuntansi harus paham apa yang perlu disampaikannya, bagaimana menyampaikannya, dan tindakan apa yang harus dilakukan agar komunikasi menjadi efektif. Tak heran, membuat perencanaan menjadi hal yang perlu dilakukan sebelum presentasi pekerjaan. Hal ini juga akan membantu pemberi jasa akuntan untuk melakukan presentasi yang efektif.
Memberikan contoh nyata
Para pengguna data akuntansi seringkali kurang memahami apa makna dari angka-angka yang tertulis dalam laporan pemberi jasa akuntan. Untuk itu, penting bagi akuntan pemberi jasa akuntansi mengomunikasikan informasi berupa angka ke dalam bahasa yang mudah dipahami klien, sehingga klien mengetahui dengan pasti bagaimana posisi keuangan perusahaannya.
Kemampuan akuntan dalam memberikan contoh nyata membantu para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang baik. Untuk bisa lebih efektif, informasi yang diberikan harus logis dan mudah dipahami karena dengan memberi contoh nyata akan mudah ditangkap inti pembicaraan oleh klien.
Demikian empat karakteristik berkomunikasi efektif bagi akuntan. Semoga bermanfaat!